Nieważne, czy szukasz konkretnego aktu osobowego, czy wprowadzasz zmiany w setkach umów pracowniczych. Z aplikacją e-Teczka wszystko zrobisz szybciej, praktycznie w mgnieniu oka.
Od błyskawicznego dostępu do akt osobowych aż po podpisywanie setek umów jednym kliknięciem. Gdy używasz e-Teczki, wszystko staje się prostsze.
e-Teczka to nie tylko oparta na bezpiecznej i wygodnej technologii chmurowej aplikacja do zarządzania dokumentacją pracowniczą, która centralizuje wszystkie akta w jednym miejscu.
To również praktyczne funkcje usprawniające wykonywanie codziennych zadań z aktami osobowymi, takich jak wyszukiwanie dokumentów, generowanie raportów, czy kontrolowanie kompletności teczek pracowników.
Dane są przechowywane w jednej z najbezpieczniejszych chmur na świecie Microsoft, a dostęp do niej mają tylko upoważnieni pracownicy. Rozbudowana ochrona przed nieuprawnionym dostępem sprawia, że dane personalne zawsze pozostają poufne i zgodne z przepisami RODO.
Aplikacja eliminuje konieczność drukowania, przechowywania fizycznych kopii i wysyłania dokumentów tradycyjną pocztą. Efekt? Koszty związane z drukiem, papierem i usługami kurierskimi są znacząco obniżone, a w wielu przypadkach całkowicie wyeliminowane.
e-Teczka oszczędza czas i energię działów HR dając natychmiastowy dostęp do dokumentacji pracowniczej i automatyzując zarządzanie aktami osobowymi. Możesz w ten sposób oszczędzić nawet kilkadziesiąt godzin tygodniowo!
Wyszukiwanie danych z e-Teczką jest tak samo łatwe i skuteczne, jak szukanie informacji w Google. Możesz przeszukiwać teczki za pomocą fragmentów informacji lub złożonych zapytań, a nie tylko po nazwach i atrybutach.
Nie ogranicza Cię czas, ani miejsce. Każdy uprawniony pracownik może zarządzać aktami osobowymi na dowolnym urządzeniu, w dowolnej chwili i z dowolnego miejsca na świecie.
Aplikacja e-Teczka została zaprojektowana zgodnie z najnowszymi standardami użyteczności, dzięki czemu jej obsługa jest wygodna i intuicyjna.
Z e-Teczką Twoja firma jest zawsze gotowa na kontrolę organów zewnętrznych. Proces monitorowania i weryfikacji dokumentacji jest uproszczony, co ułatwia zarówno audyty wewnętrzne, jak i kontrole przeprowadzane przez zewnętrzne organy nadzorcze.
Korzystanie z e-Teczki przyczynia się do zmniejszenia zużycia papieru, co jest kluczowe dla redukcji śladu węglowego. Dzięki cyfryzacji dokumentacji Twoja firma staje się bardziej przyjazna dla środowiska, idąc w zgodzie z ekologicznymi trendami.
Pracownicy mogą łatwo przeglądać swoje dane osobowe, co zwiększa ich poczucie kontroli nad własnymi informacjami. Dodatkowo proces podpisywania umów został maksymalnie uproszczony i przyspieszony.
Elektroniczne zarządzanie dokumentami minimalizuje ryzyko pomyłek związanych z nieczytelną lub niespójną dokumentacją pracowników.
e-Teczka jest skalowalna i można ją dostosować do zmieniających się potrzeb Twojej firmy. To Ty wybierasz najlepszy moment na dodanie nowych funkcjonalności.
Zamów bezpłatną
konsultację
e-Teczka płynnie działa ze wszystkimi systemami przydatnymi w działach HR. Lista systemów, z którymi można zintegrować e-Teczkę jest znacznie dłuższa i obejmuje również mniej popularne systemy HR.
Wypełniasz formularz, a my oddzwaniamy, żeby umówić termin krótkiej rozmowy z naszym ekspertem.
W czasie bezpłatnej konsultacji poznajemy Twoje potrzeby, wymagania i oczekiwania dotyczące aplikacji do zarządzania dokumentacją pracowniczą.
Na podstawie uzyskanych od Ciebie informacji przygotowujemy ofertę. Wskażemy, który z naszych trzech pakietów sprosta potrzebom Twojego działu HR lub zaproponujemy indywidualne skonfigurowanie aplikacji.
Po akceptacji oferty przechodzimy do realizacji — rozpoczynamy proces wdrożenia e-Teczki, konfigurując ja zgodnie z Twoimi potrzebami.
Po zakończeniu wdrożenia szkolimy Twoich pracowników, aby zapewnić płynne przejście na nowy system i pełne wykorzystanie jego możliwości.
Szybko reagujemy na wszelkie pytania, które mogą pojawić się w trakcie pierwszych dni użytkowania systemu.
Naszym zadaniem jest przeprowadzić Cię przez tę strategiczną transformację, by Twój dział HR mógł działać szybciej, jednocześnie stawiając na pierwszym miejscu bezpieczeństwo danych.
e-Teczka to efekt naszego 9-letniego doświadczenia w budowaniu rozwiązań dla zespołów HR. To narzędzie, które umożliwia płynne przejście od zadań ręcznych i dokumentów papierowych do zarządzania dokumentacją pracowniczą za pomocą aplikacji cyfrowej. Żeby ułatwić Ci wykonywanie zadań, naszpikowaliśmy ją funkcjami, o których wiemy, że są przydatne.
Wybierz ten pakiet jeśli zależy Ci na:
Wybierz ten pakiet jeśli zależy Ci na:
Wybierz ten pakiet jeśli zależy Ci na integracji z takimi narzędziami jak:
Funkcje
E-Teczka zgodna z rozporządzeniem o eAktach
OCR i sztuczna inteligencja
Opisywanie metadanymi dokumentów z wykorzystaniem Sztucznej Inteligencji oraz OCR
Automatyczne opisywanie dokumentów metadanymi posiadanymi przez DocuWare (reużywanie danych w celu automatyzacji opisywania dokumentów)
Dodatkowe ponad wymagane rozporządzeniem o eAktach.
Uprawnienia - możliwość ustawienia zaawansowanych uprawnień dostępu do eTeczek.
Wyszukiwanie pełnotekstowe
Wyszukiwanie pełno tekstowe (po treści) dokumentów. System podświetli w przeglądarce znalezione słowo w dokumencie.
Wyszukiwanie i filtrowania eTeczek w oparciu o metadane formułowanie zapytań, które zawierają kilka warunków i mogą być ze sobą powiązane.
Struktura folderów eTeczek zgodna z rozporządzeniem
Struktura folderów HR rozbudowana o dodatkowe metadane
Raporty
Weryfikacja terminów ważności dokumentów (badania lekarskie, pozwolenia etc.)
Weryfikacja wymaganych dokumentów w E-Teczce. Raport o brakujących dokumentach w teczce.
Możliwość exportu dowolnego wyniku wyszukiwania (np.; umowy z danego okresu, danego oddziału, z danego działu i danego okresu)
Uruchomienie dodatkowych raportów audytowych
Eksport metadanych i dokumentów w formacie zgodnym z eAkta
Eksport wszystkich metadanych i dokumentów z eTeczki
Workflow
Wysłanie dowolnie zdefiniowanego zadania do innego użytkownika lub użytkowników systemu.
Wdrożenie dowolnego procesu workflow (np.: obieg wniosków urlopowych, rozliczenia delegacji)
Integracje
Integracja WebService z systemem HR
Możliwość generowania dokumentów wypełnianych automatycznie danymi pracowników/kandydatów (także całych pakietów dokumentów).
Pobieranie listy pracowników z pliku Excell (Imię, Nazwisko, Numer teczki, Rodzaj umowy*, Email*, Przełożony*, Dział*, Spółka*, Inne*) – *Pola opcjonalne
Pobieranie email i/lub załączników z Outlook lub poczty IMAP
Podpisy cyfrowe
Masowe podpisywanie dokumentów podpisem kwalifikowanym
Podpisywanie dokumentów podpisem dokumentowym przez pracowników/kandydatów
Masowe podpisywanie dokumentów w DocuWare Import przy pomocy pieczęci elektronicznej
Podpisywanie dokumentów podpisem mobilnym/zdalnym DocuSign przez pracowników
Podpisywanie dokumentów podpisem mobilnym/zdalnym ValidatedId przez pracowników
Podpisywanie dokumentów podpisem mobilnym/zdalnym Autenti przez pracowników
Podpisywanie dokumentów podpisem biometrycznym ValidatedId przez pracowników
Podpisywanie dokumentów innym podpisem przez pracowników
e-Teczka DocWay
e-Teczka DocWay DocWebSign
e-Teczka DocWay Plus
Zaprojektowaliśmy e-Teczkę w taki sposób, by dawała możliwość adaptacji do potrzeb dużych organizacji. Aplikacja umożliwia tworzenie niestandardowych funkcji i dostosowanie do indywidualnych procesów. Dzięki tej elastyczności nawet największe działy HR mogą mieć wszystko, czego potrzebują do sprawnego zarządzania dokumentacją pracowniczą.
Wypełnij formularz i umów termin bezpłatnej konsultacji. Nasz ekspert pokaże Ci, jak e-Teczka może ułatwić zarządzanie dokumentacją pracowniczą w Twoim dziale HR.
Przeanalizujemy Twoje aktualne wyzwania i potrzeby, a następnie przedstawimy jak nasze rozwiązanie może im sprostać – czy to za pomocą indywidualnie dostosowanej aplikacji e-Teczka, czy jednego z naszych gotowych pakietów.
